Regulamin

REGULAMIN KONKURSU NA MINIGRANTY NA INICJATYWY WOLONTARIACKIE

I. Informacje ogólne

1. Regulamin określa warunki konkursu pn. „Konkurs na minigranty na inicjatywy wolontariackie w Instytucie Bezpieczeństwa Dziedzictwa – edycja 2023”.
2. Operatorem konkursu jest Instytut Bezpieczeństwa Dziedzictwa z siedzibą w Krakowie (30-018), przy al. Słowackiego 48/IIp, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000329783, NIP 6762399765, REGON 120951314, zwana dalej: Operatorem.
3. Konkurs jest finansowany przez Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (zwany dalej: NIW-CRSO) ze środków programu „Korpus Solidarności – Program Wspierania i Rozwoju Wolontariatu Długoterminowego na lata 2018-2030”.
4. Celem konkursu jest:
   a) Upowszechnianie wiedzy oraz dobrych praktyk związanych z ochroną i opieką nad dziedzictwem kulturowym
   b) promowanie aktywności wolontariackiej,
   c) wsparcie inicjatyw wolontariackich na rzecz dziedzictwa kulturowego
   d) promocja wolontariatu i idei Korpusu Solidarności, poprzez dofinansowanie realizacji autorskich działań wolontariackich.
5. Konkurs adresowanych jest do wolontariuszy Instytutu Bezpieczeństwa Dziedzictwa i Korpusu Solidarności.
6. W ramach konkursu można ubiegać się o jednorazowe dofinansowanie w wysokości 1 000 złotych (jeden tysiąc zł, zero gr).

II. Warunki formalne

1. O minigranty może ubiegać się grupa inicjatywna wolontariuszy złożona z co najmniej 2 osób, w tym Lidera/ki, który w dniu złożenia wniosku jest osobą pełnoletnią oraz posiada aktywny profil wolontariusza/ki w Systemie Obsługi Wolontariatu (zwanym dalej: SOW), przez co rozumie się posiadanie aktualnej oferty pomocy i/lub udokumentowane godziny wolontariatu z bieżącego lub poprzedniego miesiąca.
2. Lider/ka projektu może złożyć TYLKO jeden wniosek konkursowy w danym roku kalendarzowym. Wolontariusz będący Liderem jednego wniosku może wziąć również udział jako wolontariusz/ka (członek/ini grupy) w złożeniu innego wniosku konkursowego.
3. Wnioski muszą spełniać następujące warunki formalne:
   a) wniosek konkursowy został złożony w terminie, w sposób i według wzoru podanego w Regulaminie;
   b) wniosek jest wypełniony kompletnie i czytelnie;
   c) planowane działania odbędą się w okresie do 21.12.2023 roku;
   d) inicjatywa ma charakter działań wolontariackich, które będą celami konkursu oraz z celami statutowymi Operatora
   e) wniosek został złożony przez grupę inicjatywną złożoną z co najmniej 2 osób wolontariackich, przy czym Lider/ka jest osobą pełnoletnią, a wszyscy członkowie grupy inicjatywnej posiadają aktywny profil w SOW;
   f) minigrant nie może stanowić wkładu własnego do innych grantów.
4. Przyznawanie minigrantów odbywa się w drodze konkursu, co oznacza, że złożenie wniosku nie jest równoznaczne z przyznaniem środków.

III. Nabór i ocena wniosków

1. Nabór wniosków prowadzony jest do dnia 18.11.2023 w siedzibie organizatora w dniach 17-18.11.2023 w godzinach 10.00- 17.00 Ogłoszenie wyników nastąpi w dniu 25.11.2023na stronie Organizatora
2. Wnioski według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do regulaminu można składać osobiście w siedzibie organizatora w dniach 17-18.11.2023 w godzinach 10.00- 17.00
3. Wzór wniosku można pobrać ze strony www.ibd.org.pl
4. Ocena wniosków składa się z etapu oceny formalnej i etapu oceny merytorycznej.
5. W pierwszym etapie oceny wnioski podlegają sprawdzeniu przez Operatora wymogów formalnych, zgodnie z kartą oceny formalnej, której wzór stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
6. Drugi etap oceny stanowi ocena merytoryczna według kryteriów wskazanych w karcie oceny merytorycznej (załącznik nr 3 do Regulaminu), która dokonywana jest przez Kapitułę złożoną z 3 przedstawicieli Operatora.
7. Kapituła zastrzega sobie prawo do przyznania minigrantu w pełnej lub niepełnej wnioskowanej kwocie.
8. Decyzje Kapituły są ostateczne i nie ma możliwości odwołania się od ich postanowień.
9. Informacje o inicjatywach, którym zostanie przyznane finansowanie, zostaną ogłoszone niezwłocznie na stronie Operatora www.ibd.org.pl oraz na Facebooku.

IV. Rodzaje kosztów, które mogą być finansowane

1. W ramach przyznanego minigrantu można finansować zakup towarów i/lub usług służących zrealizowaniu zaplanowanych działań i osiągnięciu zakładanych we wniosku celów.
2. Kwalifikowalne wydatki poniesione w ramach inicjatywy muszą spełniać następujące warunki:
   a) są niezbędne i adekwatne dla zrealizowania zaplanowanych działań,
   b) są racjonalnie skalkulowane i zgodne ze stawkami rynkowymi,
   c) są zgodne z budżetem we wniosku,
   d) są faktycznie poniesione w toku i okresie realizowanej inicjatywy,
   e) są udokumentowane (np. umowami, fakturami, paragonami z nr NIP),
   f) są zgodne z odrębnymi przepisami prawa obowiązującego powszechnie.
3. Z minigrantu nie można finansować:
   a) wydatków niezwiązanych z zaplanowanymi działaniami i/lub poniesionymi poza okresem inicjatywy,
   b) wkładów własnych i działań będących częścią innego projektu i/lub grantu,
   c) wynagrodzeń Lidera/ki projektu lub członków grupy wolontariuszy realizującej inicjatywę,
   d) wydatków dotyczących prowadzenia odpłatnej działalności statutowej pożytku publicznego i gospodarczej,
   e) wydatków związanych z realizacją celów politycznych i religijnych,
   f) innych niewynikających z charakteru inicjatywy lub niezgodnych z odrębnymi przepisami prawa.
4. W procedurze konkursowej nie jest wymagane uwzględnianie wkładu własnego zespołów wolontariuszy.

V. Realizacja inicjatyw wolontariackich

1. Realizacja inicjatywy jest możliwa w terminie od dnia podpisania z Operatorką umowy o współpracy przy realizacji inicjatywy do dnia zakończenia realizacji, jednak nie później niż do dn. 17.12.2023 roku.
2. Szczegółowe zasady określające sposób realizacji, wydatkowania, dokumentowania realizacji inicjatywy oraz sprawozdawczości w tym zakresie określa Regulamin konkursu oraz umowa.
3. Realizator zobowiązany jest do realizacji działań w zakresie zgodnym z wnioskiem oraz umową.
4. Wszelkie zmiany w zakresie realizacji mogą być dokonywane wyłącznie po uzyskaniu zgody Operatora.
5. Środki z minigrantu można wydatkować poprzez:
   a) zakupu usług w oparciu o umowę zlecenia, umowę o dzieło, umowę współpracy przy działalności nierejestrowanej, zawartą pomiędzy Operatorem a wykonawcą usługi,
   b) refundacji poniesionych wydatków (przelew na rachunek bankowy Lidera/ki projektu).
6. Grupa wolontariuszy jest zobowiązana realizować działania za wiedzą i zgodą podmiotu, na terenie którego realizowane są działania (np. wydarzenia plenerowe, wydarzenia w instytucjach publicznych, siedzibach organizacji pozarządowych, itp.).
7. Lider/ka jest zobowiązany/a do złożenia sprawozdania (wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu) w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji inicjatywy, zgodnie ze wzorem przekazanym przez Operatora.
8. Podczas realizacji inicjatywy grupa wolontariuszy może korzystać z nieodpłatnego wsparcia opiekuna inicjatywy ze strony Operatora, której rolą jest wspieranie grupy w realizacji i rozliczeniu inicjatywy
9. W trakcie inicjatywy będzie tworzona fotorelacja. Zdjęcia wykonane w trakcie realizacji inicjatyw będą udostępnione publicznie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym poprzez profil Operatora w celach promocji oraz kształtowania pozytywnego wizerunku wolontariatu, będą udostępniane na stronie www, na Facebooku, publikacjach i innych materiałach reklamowych elektronicznych i drukowanych przez Operatora. Zdjęcia będą opatrzone znakami graficznymi indywidualizującymi – logiem Operatorki i Partnerów, NIW-CRSO i Programu Korpusu Solidarności. Zdjęcia będą ujawnione podmiotowi finansującemu projekt tj. NIW-CRSO w celu kontrolnym, jak i promocyjnym. Publikacja wizerunku w mediach społecznościowych oznacza, iż wizerunek będzie udostępniany podmiotom zarejestrowanym w USA: Facebook INS, Google LLC lub Microsoft Corporation.
10. Realizatorzy projektów zobowiązani są do informowania, że inicjatywa jest realizowana w ramach programu Instytutu bezpieczeństwa Dziedzictwa Minigranty 2023 i dofinansowana przez NIW-CRWO ze środków „Korpusu Solidarności – Programu Wspierania i Rozwoju Wolontariatu Długoterminowego na lata 2018-2030”.
11. W przypadku nierzetelnej realizacji lub sprawozdania inicjatywy w sposób niezgodny z regulaminem konkursu i umową, Operatorka może żądać zwrotu przyznanego minigrantu w całości lub jego części.

VI. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Operator –Instytut Bezpieczeństwa Dziedzictwa z siedzibą w Krakowie, al. Słowackiego 48/IIP
2. Przystąpienie do konkursu jest równoznaczne z zasadami RODO obowiązującymi w Instytucie.
3. Zgromadzone przez Operatora dane oraz informacje zawarte we wniosku będą gromadzone i przetwarzane do celów realizacji, promocji i sprawozdawczości projektu „Korpus Solidarności Programu Wspierania i Rozwoju Wolontariatu Długoterminowego na lata 2018-2030”.
4. Osoby uczestniczące w inicjatywach akceptują, iż wszystkie podjęte w ich ramach działania oraz związane z wykonawcami dane osobowe mogą zostać upubliczniane na stronie Operatora oraz w innych formach przekazu publicznego realizowanego przez Operatora.
5. Nadesłanie zgłoszenia do konkursu jest równoznaczne z oświadczeniem, że grupa wolontariuszy posiada prawa autorskie do nadesłanego pomysłu.

VII. Postanowienia końcowe

1. Regulamin znajduje się do wglądu na stronie internetowej Operatora.
2. Operator zastrzega sobie prawo przedłużenia lub przerwania konkursu z uzasadnionych przyczyn.
3. W kwestiach dotyczących interpretacji zapisów oraz przebiegu konkursu nieprzewidzianych niniejszym regulaminem decyzję podejmuje Operator.
4. Operator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie.
5. Dodatkowe informacje na temat konkursu można uzyskać na stronie www.ibd.org.pl telefonicznie: +48 795725725, mailowo: wolontariat@ibd.org.pl

Załączniki do Regulaminu Minigrantów w Instytucie Bezpieczeństwa Dziedzictwa :

1. Szablon wniosku konkursowego
2. Karta oceny formalnej
3. Karta oceny merytorycznej
4. Szablon sprawozdania z projektu